Haai Sahabat Bloggers,
Entah anda pengguna komputer baru atau lama, pastinya anda tahu Microsoft Excel. Ya, Excel merupakan salah satu bagian dari Microsoft Office seperti Word, PowerPoint, dan Access. Banyak sekali hal yang dapat anda lakukan di Excel. Dan mempelajari Microsoft Excel mulai dari awal mungkin menjadi hal yang cukup sulit untuk anda.
10 Tips Cara Belajar Menggunakan Excel Dengan Cepat
Untuk itulah artikel ini hadir untuk membantu dan memperkenalkan anda cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Semua tips yang ditulis ini merupakan perintah dasar yang harus anda pahami, sehingga anda bisa mengembangkannya lagi.
Istilahnya seperti ini: “Untuk menghitung luas segitiga, volume kerucut, dan menghitung integral, maka kita memerlukan pengetahuan dasar matematika seperti pertambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian”. Istilah tersebut akan kita pakai di artikel ini, sehingga setelah anda selesai membaca artikel ini, diharapkan anda sudah menguasai dasar dalam menggunakan Excel dan siap belajar hal baru.
Langsung saja, ini dia tips-tips cara belajar menggunakan Excel dengan cepat.
Wajib untuk diketahui
Sebelum anda mengikuti tips dibawah ini, ada beberapa hal yang perlu anda ketahui. Bagi anda yang benar-benar baru dalam menggunakan Excel, silahkan perhatikan ini.
Excel merupakan aplikasi pengolah data dengan menggunakan tabel atau terkenal dengan nama Spreadsheet. Pada gambar diatas, ada 3 hal yang harus anda ketahui.
- Dari kiri ke kanan layar atau sebaliknya (Horizontal), hal tersebut dinamakan Baris.
- Dari atas ke bawah layar atau sebaliknya (Vertikal), hal tersebut dinamakan Kolom.
- Jika anda mengklik ruang kosong di halamannya, hal tersebut dinamakan Sel.
Setelah anda mengerti, silahkan ikuti tips dibawah ini.
1. Perhitungan dasar
Excel memang ditujukan untuk mengolah data berupa angka yang bisa anda tambah, ubah, dan manipulasi sesuai keinginan anda. Nah, mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel merupakan langkah awal untuk mengerti konsep keseluruhan.
Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan “Fungsi”. Fungsi bisa dikatakan “rumus” agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, anda harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda “=” (sama dengan).
Misalnya anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=5+5”. Setelah anda tekan enter, maka hasilnya akan keluar.
Berikut tanda/operator yang bisa anda gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:
- “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
- “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
- “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
- “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian
Pengembangan dan Latihan: Sekarang anda tahu perhitungan dasarnya. Silahkan anda membuat perhitungan kompleks seperti rumus luas kerucut maupun yang lainnya dengan menggunakan operator diatas. Anda juga bisa menggunakan tanda kurung untuk memprioritaskan perhitungan. Contoh: (2+3) x 2 = 10.
2. Kalkulasi cepat dengan Autosum
Setelah anda mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk anda merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum disini merupakan fungsi yang bisa anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.
Misalnya anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Anda cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar diatas.
Selain penjumlahan, anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar diatas. Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
- SUM: Penjumalahan
- Average: Mencari nilai rata-rata.
- Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.
- Max: Mencari nilai paling besar.
- Min: Mencari nilai paling kecil.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba seluruh fungsi yang ada di Autosum. Anda juga bisa mencoba fungsi lainnya diluar dari Autosum.
3. Otomasi data sederhana dalam sel
Dua tips sebelumnya mengharuskan anda untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, mari kita belajar bagaimana cara otomasi data, sehingga kita tidak perlu harus terus menerus menambah data. Ambil studi kasus seperti ini.
Anda memiliki tabel dengan kolom ‘nomor’. Nomor tersebut pastinya berisi dari nomor 1 hingga berapapun jumlah barisnya. Jika anda memiliki data yang banyak, apakah anda harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Excel memiliki fitur yang dapat menjawab hal tersebut.
Silahkan anda ketik 1 di sel pertama. Kemudian ketik 2 di bawah dari angka 1 tadi atau disamping kiri atau kanannya. Kemudian, blok dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2 seperti pada gambar diatas. Setelah anda blok, nanti dipojok kanan bawah blok tersebut, akan ada kotak berwarna hijau. Silahkan anda klik dan geser kebawah. Untuk percobaan kali ini, silahkan anda geser hingga ke sel A5.
Setelah anda geser, maka hasilnya akan jadi seperti gambar diatas. Hal ini dapat terjadi, karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka ‘1’ dan angka ‘2’. Excel menjadikan kedua angka tersebut patokan dan menemukan pola bahwa angka ‘1’ dan angka ‘2’ merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, Excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika anda geser kebawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda membuat pola lainnya dengan menggunakan fitur otomasi sel ini. Misalnya, buatlah agar urutan datanya menjadi 1, 3, 5, 7, dll. Lalu, coba juga jika anda memasukkan huruf kedalamnya. Misalnya anda masukkan No. 1, No. 2, No. 3, dll. Lakukan juga kedalam baris, bukan hanya kolom seperti pada tutorial ini.
4. Memformat angka
Format angka dibutuhkan jika anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun anda mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya berbeda. Di Excel, anda bisa megubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.
Silahkan anda blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang anda inginkan.
Hasilnya bisa anda lihat seperti gambar diatas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda ubah formatnya menjadi Rp. 1.000.000,00 dengan menggunakan cara diatas. Kemudian, ubah juga satuan uangnya, misalnya gunakan dolar Amerika atau menjadi Yen Jepang. Gunakan juga format angka lainnya seperti tanggal.
5. Membuat tabel
Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang anda berikan dapat diorganisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya.
Silahkan anda blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar diatas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”.
Setelah anda melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan menjadi seperti diatas. Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika anda klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau Z ke A.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba membuat tabel dengan data yang lebih kompleks. Misalnya ada kolom nomor dan juga ada perhitungan untung dan rugi serta rata-rata menggunakan fungsi/rumus di Excel. Dan coba anda buat data tersebut di sortir berdasarkan untung terbanyak.
6. Membuat Chart/Grafik
Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.
Untuk membuat grafik, anda perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar diatas, anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Disini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.
Silahkan anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.
Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.
Silahkan pilih jenis grafik yang ingin anda pakai. Jika menurut anda kurang cocok, anda bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok.
Jika sudah, maka tampilannya akan seperti diatas. Anda bisa melihat bahwa buku Harry Potter adalah buku yang paling banyak untungnya. Anda juga bisa mengubah tampilan grafik dengan cara mengklik tombol “+” seperti gambar diatas.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda buat grafik dengan data yang lebih kompleks. Silahkan anda tambahkan persentase kedalam untung yang ada. Coba juga grafik lainnya.
7. Menggunakan Format Cell
Dengan Format Cell, anda dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, anda ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.
Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”. Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba berbagai opsi lainnya di Format Cell. Seperti memberikan warna pada teks, mengubah font, dan masih banyak lagi.
8. Menggunakan fungsi manual
Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.
Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.
Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)”.
Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda gunakan fungsi manual ini terhadap fungsi-fungsi lainnya. Misalnya fungsi rata-rata. Untuk rata-rata, gunakan “=average”.
9. Menggunakan Conditional Formatting
Dengan Conditional Formatting, anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dibawah ini.
Pada gambar diatas, penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh diatas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa dilihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba format lainnya seperti “Highlights Cell Rules”. Dengan opsi tersebut, anda bisa menambahkan kondisi, misalnya data tersebut lebih tinggi atau lebih rendah.
10. Menggunakan Add-in untuk menambah fungsionalitas Excel
Tips terakhir cara belajar menggunakan Excel dengan cepat yaitu menggunakan Add-in. Microsoft Excel sebenarnya sudah sangat lengkap, sehingga semua yang anda pikirkan mengenai pengolahan data sebenarnya bisa anda lakukan jika anda mengetahui caranya. Namun jika dirasa anda memerlukan fitur tambahan, anda dapat menggunakan Add-in di Store untuk Excel.
Silahkan anda akses Store untuk Excel di menu “Insert” kemudian klik “Store”. Silahkan temukan apa yang anda inginkan. Misalnya saja penulis ingin memberikan notasi tentang buku yang ada berupa informasi dari Wikipedia. Kemudian klik saja “Add” jika anda menemukannya.
Seperti gambar diatas, bisa anda lihat ketika saya mengklik buku Harry Potter, Wikipedia memberikan informasi mengenai buku tersebut.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba add-in lainnya yang tersedia.
Kesimpulan
Selesai sudah artikel hari ini. Dengan mengimplementasikan tips-tips yang ada di artikel ini, anda akan siap menggunakan Excel ke jenjang yang lebih tingginya. Mengetahui dasarnya merupakan hal yang sangat penting.
